Panduan Lengkap Mengisi Formulir I-9 dengan Mudah dan Tepat

Suzanne adalah seorang pemasar konten, penulis, dan pemeriksa fakta yang berpengalaman. Ia memiliki gelar Sarjana Sains di bidang Keuangan dari Bridgewater State University dan ahli dalam mengembangkan strategi konten.

Apa Itu Formulir I-9?

Formulir I-9 digunakan untuk memverifikasi apakah seseorang berhak secara legal bekerja di Amerika Serikat. Baik pemberi kerja maupun karyawan, termasuk warga negara maupun bukan warga negara, wajib mengisi formulir ini. Setelah Anda memberikan tawaran pekerjaan, karyawan baru harus membuktikan kelayakan mereka untuk bekerja di AS dengan mengisi formulir ini.

Sebagai pemberi kerja, Anda bertanggung jawab memastikan Formulir I-9 dari U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) diisi dengan benar oleh karyawan dan Anda sendiri. Simpan dokumen ini selama karyawan masih bekerja di perusahaan Anda.

Langkah-Langkah Mengisi Formulir I-9

Formulir I-9 bertujuan mengumpulkan informasi dari karyawan baru untuk menunjukkan kelayakan mereka bekerja secara sah di AS. Tidak ada pekerja yang dikecualikan dari kewajiban ini.

Formulir ini terbagi menjadi tiga bagian utama:

1. Bagian Karyawan: Verifikasi Identitas (Bagian 1)

Karyawan mengisi bagian ini dengan data pribadi seperti nama lengkap, alamat, tanggal lahir, nomor Jaminan Sosial (jika ada), alamat email, dan nomor telepon.

Karyawan juga harus menyatakan, di bawah sumpah, bahwa mereka berhak bekerja di AS karena status mereka, yang bisa berupa:

• Warga negara AS
• Non-warga negara nasional AS
• Penduduk tetap yang sah
• Orang asing yang memiliki izin kerja di AS, dengan mencantumkan tanggal berlaku izin tersebut jika ada.

Karyawan asing yang berizin bekerja wajib mencantumkan nomor registrasi asing (A-number) atau nomor Formulir I-94 mereka.

Tanda tangan dan tanggal pada formulir wajib diisi oleh karyawan sebagai pengesahan keabsahan informasi. Kesalahan atau pernyataan palsu dapat berakibat denda atau hukuman penjara.

Jika karyawan adalah anak di bawah umur, penyandang disabilitas, atau memerlukan bantuan penerjemah, orang yang membantu harus mencantumkan nama, alamat, dan tanda tangan pada Lampiran A formulir ini, juga di bawah sumpah.

2. Bagian Pemberi Kerja: Pemeriksaan Dokumen Karyawan (Bagian 2)

Pemberi kerja bertugas memeriksa dokumen yang diajukan karyawan untuk memastikan kelayakan kerja. Pemeriksaan ini harus dilakukan dalam waktu tiga hari kerja sejak hari pertama karyawan bekerja. Pemberi kerja dapat membuat salinan dokumen, namun ini tidak wajib.

Dokumen dibagi dalam tiga daftar:

Daftar A: Dokumen yang membuktikan identitas dan izin kerja sekaligus, seperti paspor AS, kartu penduduk tetap (green card), atau dokumen otorisasi kerja (Form I-766).

Daftar B: Dokumen identitas saja, seperti SIM atau kartu identitas resmi dengan foto. Jika karyawan tidak memiliki dokumen Daftar A, harus menunjukkan satu dokumen dari Daftar B dan satu dokumen dari Daftar C.

• SIM atau kartu identitas negara bagian
• Kartu tanda pengenal dari pemerintah federal, negara bagian, atau lokal
• Kartu pelajar yang memuat foto
• Kartu registrasi pemilih
• Kartu militer AS atau catatan wajib militer
• Kartu identitas anggota keluarga militer
• Kartu mariner Coast Guard AS
• Dokumen suku asli Amerika
• SIM dari pemerintah Kanada

Bagi karyawan anak di bawah 18 tahun yang tidak memiliki dokumen Daftar B, dokumen alternatif seperti kartu sekolah, catatan medis, atau catatan penitipan anak dapat diterima.

Daftar C: Dokumen yang membuktikan izin kerja, seperti kartu nomor Jaminan Sosial (kecuali tercantum pembatasan), akta kelahiran resmi, kartu identitas warga AS (Form I-197), atau dokumen otorisasi kerja dari Departemen Keamanan Dalam Negeri.

Baik karyawan maupun pemberi kerja harus menyatakan dengan sungguh-sungguh bahwa dokumen yang diperiksa asli dan bahwa karyawan berhak bekerja di AS. Pemberi kerja juga harus mencatat tanggal mulai kerja dan data perusahaan seperti nama, alamat, serta jabatan.

Pemberi kerja yang terdaftar dalam sistem E-Verify dapat memeriksa dokumen Formulir I-9 secara daring.

3. Bagian Pemberi Kerja: Saat Mempekerjakan Kembali (Lampiran B)

Bagian ini diisi oleh pemberi kerja jika mempekerjakan kembali seseorang dalam waktu tiga tahun sejak pengisian Formulir I-9 sebelumnya. Anda dapat mengisi bagian ini atau membuat formulir I-9 baru.

Isi nama karyawan (atau nama baru jika berubah), tanggal mulai kerja kembali, dan informasi dokumen otorisasi kerja jika sebelumnya telah habis masa berlakunya dan diperpanjang.

Karyawan harus menandatangani formulir sebagai pengesahan keaslian dokumen dan kelayakan kerja. Pelanggaran sumpah dapat berakibat hukuman berat sesuai hukum negara bagian, termasuk penjara hingga 15 tahun.

Dokumen Apa Saja yang Diperlukan untuk Formulir I-9?

Pemberi kerja wajib memeriksa dokumen tertentu dalam tiga hari kerja pertama karyawan. Dokumen tersebut terbagi menjadi tiga kategori: dokumen yang membuktikan identitas dan izin kerja (contoh: paspor AS, green card), dokumen identitas saja (contoh: SIM), dan dokumen izin kerja saja (contoh: akta kelahiran).

Konsekuensi Jika Formulir I-9 Diisi Salah

Kesalahan pengisian Formulir I-9 dapat mengakibatkan sanksi serius bagi pemberi kerja dan karyawan, termasuk denda dan tindakan hukum. Penting untuk memeriksa kembali setiap bagian agar tidak ada yang terlewat atau salah isi.

Apakah Formulir I-9 Bisa Diisi Secara Elektronik?

Bisa. Pengisian dan penandatanganan elektronik Formulir I-9 diperbolehkan asalkan sistem yang digunakan memenuhi persyaratan tertentu, seperti mengikat tanda tangan secara digital pada formulir, merekam waktu penandatanganan, memverifikasi identitas penandatangan, dan menyediakan bukti cetak bila diminta.

Kesimpulan

Pemberi kerja harus menyimpan Formulir I-9 selama karyawan masih bekerja. Pemerintah federal dapat melakukan audit secara berkala. Ketidakpatuhan dalam penyimpanan atau pengisian formulir dapat menyebabkan denda administratif atau bahkan hukuman pidana.

Rutinlah melakukan audit internal pada Formulir I-9 dan perbaiki jika ditemukan kesalahan atau kekurangan. Simpan formulir dengan aman, baik secara fisik maupun digital.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat "Handbook for Employers: Instructions for Completing Form I-9" dan konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan jika diperlukan.

Jelajahi artikel bermanfaat di kategori Bisnis Kecil pada tanggal 28-10-2024. Artikel berjudul "Panduan Lengkap Mengisi Formulir I-9 dengan Mudah dan Tepat" menawarkan analisis mendalam dan saran praktis di bidang Bisnis Kecil. Setiap artikel dibuat dengan cermat oleh para ahli untuk memberikan nilai maksimal bagi pembaca.

Artikel " Panduan Lengkap Mengisi Formulir I-9 dengan Mudah dan Tepat " memperluas pengetahuan Anda dalam kategori Bisnis Kecil, menjaga Anda tetap terinformasi tentang perkembangan terbaru, dan membantu membuat keputusan yang tepat. Setiap artikel berbasis konten unik, menjamin orisinalitas dan kualitas.