Полное руководство по расчету и управлению заработной платой

Что такое заработная плата?

Заработная плата — это денежное вознаграждение, которое компания обязана выплатить своим сотрудникам за определённый период или в установленную дату. Обычно этим занимаются бухгалтерия или отдел кадров, но в небольших компаниях этим может заниматься сам владелец или сотрудник. Всё чаще компании доверяют обработку зарплаты специализированным сервисам, которые берут на себя расчёт выплат, учет налогов, оформление страховых и социальных отчислений.

Современные финансово-технологические компании, такие как Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel и Wagestream, используют инновационные технологии для упрощения расчёта и выплаты зарплаты, обеспечивая удобство и оперативность получения средств сотрудниками, а также предоставляя цифровую документацию, что особенно важно для работников в условиях гибкой и аутсорсинговой экономики.

Термин «зарплата» также может означать список сотрудников компании с указанием причитающейся каждому суммы. Для большинства компаний это одна из основных статей расходов, которая почти всегда подлежит вычету из налоговой базы, уменьшая налогооблагаемый доход.

Размер выплат может меняться от периода к периоду из-за сверхурочных часов, больничных и других факторов.

Ключевые моменты:

• Зарплата — это выплаты сотрудникам за определённый период.
• Процесс включает учёт рабочего времени, расчёт и выплату средств через банковские переводы или чеки.
• Компания обязана вести бухгалтерский учёт, удерживать налоги и делать отчисления в фонды социального страхования.
• Возможна как самостоятельная обработка, так и передача на аутсорсинг или использование облачного ПО.
• Расчёт зарплаты — сложный процесс с множеством нюансов.

Основы управления зарплатой

Управление зарплатой включает сбор информации о отработанных часах, расчет итоговой суммы и перечисление денег на банковские счета сотрудников или выдачу через чеки. Важно правильно учитывать удержанные налоги, бонусы, оплату больничных и отпусков, а также отчисления в государственные фонды — Медикэр, социальное страхование и страхование по безработице.

Для автоматизации многие компании используют ПО с интеграцией API, позволяющим сотрудникам самостоятельно вводить часы, а системе — автоматически рассчитывать и перечислять выплаты.

Средние и крупные компании часто передают обработку зарплаты сторонним специалистам. Работодатели собирают данные о рабочем времени сотрудников и передают их в сервис, который рассчитывает валовую сумму, удерживает налоги и другие обязательные выплаты, а затем осуществляет платежи.

Особые требования и законодательство

Работодатели с годовым оборотом свыше 500 000 долларов подчиняются Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) 1938 года, который защищает работников от несправедливых условий оплаты. В частности, закон регулирует минимальную оплату, оплату сверхурочных и ограничения по детскому труду.

Сверхурочная работа, превышающая 40 часов в неделю, оплачивается в полуторном размере. Некоторые категории работников, например независимые подрядчики и волонтеры, не подпадают под действие FLSA.

Другие отраслевые нормы регулируют специальные категории работников, например железнодорожников и водителей грузовиков.

Также закон предусматривает особенности оплаты работников, получающих чаевые: если они регулярно получают чаевые более 30 долларов в месяц, работодатель обязан платить не менее минимальной заработной платы.

Преимущества и недостатки профессиональных сервисов по расчету зарплаты

Ключевым плюсом аутсорсинга является доступ к разнообразным отчетам, упрощающим бухгалтерию и налоговую отчетность, а также учёт отпусков и больничных.

Однако с ростом компании возрастает сложность учёта, и крупные организации могут инвестировать в комплексные ERP-системы для интеграции бухгалтерии и расчёта зарплаты.

Минусы аутсорсинга — зависимость от внешних специалистов и риск ошибок, которые могут привести к штрафам и конфликтам с сотрудниками. Кроме того, услуги могут быть дорогими, что не всегда оправдано для малых бизнесов с ограниченным бюджетом.

Плюсы профессиональных сервисов:

• Широкий спектр отчётов и аналитики.
• Облегчение налоговой и бухгалтерской отчетности.
• Учёт использованных отпусков и больничных.

Минусы:

• Доступ внешних лиц к финансовой информации.
• Внутренним сотрудникам приходится решать вопросы с жалобами работников.
• Риск налоговых санкций из-за ошибок поставщика услуг.
• Высокая стоимость для небольших компаний.

Программное обеспечение для расчёта зарплаты

Некоторые компании предпочитают использовать специализированное ПО вместо сторонних сервисов. Обычно требуется ежемесячная подписка, а программы включают печатные формы налоговой отчетности и таблицы удержаний.

Внутренние системы лучше защищают конфиденциальные данные, однако требуют времени и ресурсов, что может быть проблемой для малого бизнеса с ограниченным персоналом.

Для малого бизнеса такие программы помогают вести учёт дебиторской и кредиторской задолженности, анализировать прибыль и готовиться к налоговому периоду. Выбор зависит от отрасли и численности сотрудников — например, фрилансеру не нужны функции, характерные для ресторанного бизнеса.

Интересный факт

Компания ZAMONA провела обзор программ для управления зарплатой и бухгалтерией в малом бизнесе, оценивая стоимость, удобство, функционал и масштабируемость. QuickBooks Online признана лучшим универсальным решением, Xero — лучшим для микробизнеса, FreshBooks — для сервисных компаний, QuickBooks Self-Employed — для частичных фрилансеров, а Wave — лучшим бесплатным ПО.

Как рассчитать налоги на зарплату

Расчёт налогов зависит от специфики бизнеса и местного законодательства. Вот основные шаги, рекомендованные QuickBooks:

1. Определите валовую зарплату сотрудника

Для почасовых работников умножьте количество отработанных часов за период на ставку оплаты:

Часовая ставка × количество часов = валовая зарплата

Для сотрудников с окладом разделите годовой доход на количество периодов выплат в году:

Годовой оклад ÷ число периодов в году = валовая зарплата

Например, при годовой зарплате 50 000 долларов и выплатах каждые две недели (26 периодов) валовая зарплата за период составит примерно 1 923,08 доллара.

2. Вычтите предналоговые удержания

К ним относятся:

• Взносы в пенсионные планы 401(k) и аналогичные
• Страхование здоровья
• Взносы в счета медицинских сбережений (HSA) или гибкие счета расходов (FSA)
• Некоторые виды страхования жизни

3. Удержите налоги (FICA, безработица, подоходный налог)

После вычета предналоговых удержаний рассчитываются налоги. Ставка налога FICA составляет 7,65%, из которых 6,2% — на социальное страхование, 1,45% — на Medicare. Подоходный налог определяется федеральными, региональными и местными законами и данными формы W-4 сотрудника.

Федеральные налоги рассчитываются по таблицам IRS, а уплата происходит одновременно с социальными взносами. Все платежи отражаются в форме IRS 941.

Например, при валовой зарплате 1 923 доллара налог на социальное страхование составит 119,26 доллара (1 923 × 6,2%), налог на Medicare — 27,88 доллара (1 923 × 1,45%). Итого сотрудник уплачивает 147,14 доллара, а работодатель обязан внести такую же сумму, суммарно 294,28 доллара.

Работодатель не удерживает подоходный налог, но платит федеральные налоги по безработице. IRS предлагает помощника для расчёта суммы подоходного налога.

4. Вычтите добровольные удержания

К ним относятся:

• Взносы в Roth 401(k)
• Страхование жизни
• Страхование от длительной нетрудоспособности
• Удержания из заработной платы (алименты, штрафы)
• Членские взносы в профсоюз

Оставшаяся сумма после всех удержаний — это чистая зарплата, которую сотрудник получает «на руки».

Что такое налоги на заработную плату?

Налоги на заработную плату включают взносы в социальное страхование (6,2% от дохода до лимита в 168 600 долларов в 2024 году) и Medicare (1,45% без лимита). Работодатели платят такую же сумму, в итоге государство получает 15,3% от дохода по этим налогам.

Что такое снижение налогов на заработную плату?

Снижение налогов на зарплату означает уменьшение удержаний на социальное страхование и Medicare в paycheck, что увеличивает доход сотрудников и бизнеса, стимулируя потребление и экономику.

Что такое налоговый отпуск по заработной плате?

Это отсрочка уплаты налогов на зарплату, которая позволяет временно увеличить чистый доход сотрудников, откладывая уплату налогов на более поздний срок.

К какому отделу относится заработная плата: к HR или бухгалтерии?

Зарплата — это бухгалтерская функция, но связана с выплатой сотрудникам, поэтому чаще всего её ведёт отдел кадров (HR). В некоторых компаниях расчёт зарплаты находится в бухгалтерии, а в крупных организациях может быть отдельный отдел по зарплате.

Чем отличается зарплата от оклада?

Зарплата — это общее вознаграждение, которое включает оклад, премии, опционы на акции и комиссионные. Все эти выплаты учитываются как расходы компании на зарплату.

Итог

Управление и расчёт заработной платы — сложный процесс, требующий точного соблюдения федеральных и региональных правил, тщательного ведения учёта и внимания к деталям. Малые предприятия часто используют облачное программное обеспечение для автоматизации, а более крупные предпочитают аутсорсинг или внедрение комплексных ERP-систем для интеграции бухгалтерии и расчёта зарплаты.

Откройте для себя интересные темы и аналитические материалы в категории Корпоративные финансы на дату 26-04-2024. Статья под заголовком "Полное руководство по расчету и управлению заработной платой" предоставляет новые идеи и практические рекомендации в области Корпоративные финансы. Каждая тема тщательно проанализирована, чтобы дать читателям полезную информацию.

Тема " Полное руководство по расчету и управлению заработной платой " помогает принимать более разумные решения в категории Корпоративные финансы. Все темы на нашем сайте уникальны и предлагают ценную информацию для аудитории.