Эффективные советы для комфортной работы с Microsoft 365

Вместе с экспертами Allsoft мы собрали практичные рекомендации, которые сделают использование Word, Excel, Outlook и других приложений Microsoft 365 более удобным и продуктивным.

Word

Надёжный инструмент для создания и редактирования текстовых документов.

1. Защита документа паролем

На Windows перейдите в «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Зашифровать с помощью пароля». На macOS используйте вкладку «Рецензирование» и выберите «Защитить документ». Не забудьте сохранить пароль, так как его восстановление невозможно.

2. Создание собственных шаблонов и стилей

Если вы часто оформляете похожие документы, создайте собственные стили. Выделите отформатированный текст, кликните правой кнопкой, выберите «Стили» → «Создать стиль», задайте имя и сохраните. Чтобы сохранить шаблон, оформите документ и выберите «Файл» → «Сохранить как» → «Шаблон Word». Для создания уникальной темы зайдите в «Конструктор» → «Цвета» → «Настроить цвета».

3. Расширение панели быстрого доступа

Добавляйте часто используемые команды на панель быстрого доступа. Кликните правой кнопкой по нужной функции на ленте, например «Таблица», и выберите «Добавить на панель быстрого доступа».

4. Конвертация документа в веб-формат Sway

При сохранении выберите тип файла «Веб-страница с фильтром». Это позволит легко делиться документом, который корректно отображается на любых устройствах без установленного Word.

5. Комментарии для совместной работы

Для командной работы добавляйте комментарии через «Рецензирование» → «Комментарий» → «Новый комментарий». Отметьте коллегу с помощью @, чтобы привлечь его внимание.

6. Различная ориентация страниц в одном документе

Выделите необходимую страницу, перейдите в «Разметка страницы» → «Параметры страницы» → «Ориентация» и примените изменения к текущему разделу. Это удобно при вставке широких изображений или диаграмм.

7. Режим фокусировки

Вкладка «Вид» содержит кнопку «Фокусировка», которая скрывает все отвлекающие элементы, оставляя только белый лист для комфортной работы.

8. Расширенный буфер обмена

Все скопированные фрагменты накапливаются в буфере обмена. Откройте его через вкладку «Главная» — кнопка в правом нижнем углу группы «Буфер обмена».

9. Редактирование рукописным вводом

На сенсорных устройствах используйте инструмент «Рисование» и перо «Редактор рукописного ввода», чтобы выделять, удалять, объединять или разделять слова, а также добавлять текст с помощью специальных жестов.

10. Восстановление несохранённых документов

Если вы забыли сохранить изменения, откройте «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой» и выберите вариант «Восстановить несохранённые документы». Это также работает для недавно закрытых файлов.

Microsoft 365 поддерживает работу на ПК, смартфонах и планшетах с любой операционной системой.

Для многопользовательской работы рекомендуем оформить подписку Microsoft 365 для дома — она позволяет использовать сервисы на шести устройствах одновременно.

Приобретать подписку стоит у официальных партнёров, например, в магазине Allsoft, где вы получите лицензию быстро и надёжно.

Excel

Мощный инструмент для работы с электронными таблицами и анализом данных.

11. Использование границ для выделения

Добавляйте границы через вкладку «Главная» в группе «Шрифт», чтобы сделать таблицы более наглядными и структурированными.

12. Быстрое создание диаграмм

Выделите диапазон данных и нажмите F11 — Excel создаст диаграмму на новом листе. Для миниатюрных графиков (спарклайнов) перейдите в «Вставка» → «Спарклайны» и выберите тип.

13. Цветовое выделение вкладок

Чтобы быстро находить важные листы, щёлкните по их ярлычкам правой кнопкой и выберите цвет.

14. Выделение всех ячеек

Используйте Ctrl + A или кликните по кнопке в левом верхнем углу листа.

15. Объединение текста с помощью оператора &

В ячейке напишите =, выберите первую ячейку, затем &" "& и вторую ячейку, чтобы объединить содержимое с пробелом.

16. Автозамена для ускорения ввода

Настройте замену длинных слов или фраз на аббревиатуры через «Рецензирование» → «Правописание» → «Параметры автозамены».

PowerPoint

Удобное приложение для создания впечатляющих презентаций.

17. Вдохновение для дизайна

Добавьте текст и картинки, затем выберите «Конструктор» → «Идеи для оформления» — программа предложит стильные варианты оформления слайдов.

18. Плавная анимация с переходом «Трансформация»

Используйте этот переход между слайдами, чтобы создать эффект движения объектов, например, рост растения или перемещение фигуры.

19. Интерактивные 3D-модели

Вставляйте 3D-объекты через «Вставка» и создавайте динамичные презентации, меняя положение модели и добавляя переход «Трансформация».

20. Поддержка анимированных GIF

Добавьте GIF как обычное изображение, затем запустите презентацию — анимация будет воспроизводиться.

21. Рисунки и заметки от руки

На планшетах и смартфонах используйте инструмент «Рисование» для создания уникальных пометок.

22. Повторное использование слайдов

Скопируйте нужный слайд, создайте новую презентацию, удалите пустой слайд и вставьте скопированный. Сохраните как шаблон для дальнейшего применения.

23. Организация слайдов по разделам

Щёлкните правой кнопкой мыши между слайдами и выберите «Добавить раздел» для удобства навигации в больших презентациях.

24. Единое оформление изображений с подписями

Выделите несколько объектов, удерживая Shift, перейдите в «Работа с рисунками» → «Макет рисунка» и выберите стиль оформления.

25. Управление слоями

В «Работа с рисунками» откройте «Область выделения» для удобного управления объектами: перемещения, изменения размера и анимации.

26. Включение направляющих

Во вкладке «Вид» активируйте «Направляющие», чтобы точно выравнивать элементы на слайде.

Microsoft Edge

Современный браузер с полезными функциями для работы и отдыха в интернете.

27. Организация закладок с помощью коллекций

Кнопка «Коллекции» рядом с адресной строкой позволяет создавать тематические подборки закладок, упрощая поиск нужных сайтов.

28. Контроль безопасности паролей

В скором времени в Edge появится Password Monitor — инструмент, который уведомит вас, если ваши пароли будут обнаружены в даркнете, и поможет быстро изменить их.

29. Режим комфортного чтения

Расширение Immersive Reader упрощает страницу, позволяя настроить фон, размер шрифта и междустрочный интервал для удобного чтения статей и книг.

30. Автоматическая проверка ошибок

Расширение Editor в браузере анализирует тексты и предлагает исправления грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок.

OneNote

Удобное приложение для создания заметок с расширенным функционалом.

31. Быстрый скриншот части экрана

Нажмите Windows + S, выделите область — скриншот сохранится в формате PNG и автоматически добавится в заметки.

32. Извлечение текста из изображений

Вставьте картинку, кликните правой кнопкой и выберите «Копировать текст из рисунка» — OneNote преобразует изображение в редактируемый текст.

33. Поиск по аудио и видео

Включите функцию поиска слов в аудиозаписях и видео в «Файл» → «Параметры» → «Звук и видео», чтобы быстро находить нужные фрагменты.

34. Удобное структурирование заметок

• Сделать страницу подстраницей — Ctrl + Alt + ].
• Поднять страницу в иерархии — Ctrl + Alt + [.
• Добавить подстраницу на уровень ниже — Ctrl + Shift + Alt + N.

35. Рукописные заметки и мультимедиа

Добавляйте рисунки, аудио и видео через вкладку «Вставка», а также делайте пометки от руки с помощью инструмента «Рисование».

Outlook

Эффективное управление электронной почтой и коммуникациями.

36. Автоматизация с правилами и оповещениями

Создавайте правила для сортировки писем и настраивайте звуковые оповещения для важных сообщений через «Файл» → «Управление правилами и оповещениями» → «Создать правило».

37. Настройка предпросмотра писем

Во вкладке «Вид» включите «Просмотр сообщения» и выберите количество строк для быстрого ознакомления с содержимым.

38. Планирование отправки писем

В окне создания письма установите дату и время отправки во вкладке «Параметры» — письмо отправится автоматически в указанное время.

39. Упоминание адресатов в письмах

Чтобы выделить конкретного получателя в массовой рассылке, используйте символ @ перед его именем — это привлечёт внимание и облегчит ответ.

40. Быстрая очистка переписок

Удаляйте сразу все лишние письма в цепочке через «Главная» → «Удалить» → «Очистить» → «Очистка беседы», сохраняя при этом важные сообщения с пометками или непрочитанные.

Publisher

Программа для создания ярких визиток, буклетов, календарей и веб-страниц.

41. Быстрая замена изображений

Перетаскивайте новые картинки на место старых, пока не появится розовая рамка, затем отпустите — изображение обновится мгновенно.

42. Группировка объектов

Выделите несколько элементов, удерживая Shift, и нажмите кнопку «Группировать» на вкладке «Главная», чтобы редактировать их как единое целое.

43. Создание уникальных рамок

На вкладке «Узорное обрамление» нажмите «Создать» и выберите изображение с компьютера для персонализированного оформления.

Access

Мощный инструмент для работы с базами данных и создания персональных приложений.

44. Импорт данных из Excel

Через «Внешние данные» выберите файл Excel и следуйте мастеру импорта, чтобы быстро перенести таблицы в Access.

45. Персонализация интерфейса

Добавьте цвет фона и измените шрифт в формах и отчетах через вкладку «Главная» → «Форматирование текста» для удобства и привлекательности.

46. Обновление данных с помощью запросов

В «Создание» откройте «Конструктор запросов», выберите таблицу и нажмите «Обновить», чтобы автоматизировать ввод и обновление информации.

Главный совет — храните все документы, презентации, заметки и данные в облаке OneDrive. Доступ к файлам возможен с любого устройства и в любой точке мира через вашу учётную запись Microsoft.

Подписка Microsoft 365 для дома включает 1 ТБ в OneDrive и даёт доступ к семи приложениям на шести устройствах. Оформить её можно у официальных партнёров, таких как Allsoft, обеспечивающих мгновенную активацию и поддержку.

Изучите полезные статьи в категории Советы экспертов и вдохновляющие статьи на дату 31-05-2020. Статья под заголовком "Эффективные советы для комфортной работы с Microsoft 365" предлагает глубокий анализ и практические советы в области Советы экспертов и вдохновляющие статьи. Каждая статья подготовлена экспертами для предоставления максимальной ценности читателям.

Статья " Эффективные советы для комфортной работы с Microsoft 365 " расширяет ваши знания в категории Советы экспертов и вдохновляющие статьи, держит вас в курсе последних событий и помогает принимать обоснованные решения. Каждая статья основана на уникальном контенте, обеспечивая оригинальность и качество.