Memahami Proses Pengadaan: Strategi, Jenis, dan Perbedaan dengan Pembelian

Katrina Ávila Munichiello adalah editor berpengalaman, penulis, pemeriksa fakta, dan proofreader dengan lebih dari empat belas tahun pengalaman bekerja di publikasi cetak dan online.

Apa Itu Pengadaan?

Pengadaan adalah proses mendapatkan atau membeli barang dan jasa, umumnya untuk kebutuhan bisnis atau pemerintahan dan biasanya dalam skala besar. Seringkali disamakan dengan pembelian, pengadaan sebenarnya merupakan proses yang lebih strategis dan tidak hanya sekadar transaksi sederhana.

Poin Penting

• Pengadaan adalah proses strategis yang mencakup pembelian barang atau jasa.
• Berbeda dengan pembelian yang lebih bersifat transaksi, pengadaan melibatkan serangkaian langkah yang lebih luas.
• Langkah-langkah pengadaan meliputi penentuan kebutuhan, pengajuan penawaran, negosiasi harga dan kontrak, transaksi pembelian, serta proses pembayaran.
• Proses pengadaan melibatkan berbagai departemen dalam organisasi.
• Perusahaan besar dan instansi pemerintah biasanya memiliki departemen pengadaan khusus.

Bagaimana Proses Pengadaan Berjalan

Dalam dunia bisnis, pengadaan merupakan bagian penting dari strategi perusahaan karena kemampuan memperoleh bahan atau jasa dalam jumlah cukup dan dengan harga yang wajar menentukan kelangsungan keuntungan operasional. Begitu pula bagi lembaga pemerintah, pengadaan harus dikelola dengan cermat agar tetap sesuai anggaran.

Secara garis besar, proses pengadaan mencakup semua tahap mulai dari persiapan dan pengolahan permintaan barang hingga penerimaan barang atau jasa dan persetujuan pembayaran. Detailnya termasuk menetapkan standar dan spesifikasi, memproyeksikan kebutuhan, meneliti dan memilih pemasok, pengaturan pembiayaan, negosiasi harga dan kontrak, menyelesaikan transaksi, melakukan pembayaran, serta mengelola inventaris. Karena itu, koordinasi antar departemen sangat penting untuk keberhasilan pengadaan.

Beberapa tugas yang biasanya dibagi antar departemen adalah:

• Menentukan barang dan jasa yang dibutuhkan sesuai strategi organisasi
• Meminta penawaran dari pemasok yang sesuai
• Negosiasi harga dan syarat kontrak
• Menerima pengiriman dan melakukan pembayaran

Pengadaan juga merupakan bagian integral dari manajemen rantai pasok.

Penawaran Kompetitif dalam Pengadaan

Berbagai perusahaan dan instansi pemerintah memiliki cara tersendiri dalam memilih pemasok, yang seringkali melibatkan beberapa pemasok potensial dan proses penawaran kompetitif.

Dalam proses ini, pemasok mengajukan proposal yang mencantumkan harga per unit, serta syarat pengiriman dan pengiriman barang. Untuk jasa, proposal dapat meliputi jumlah tenaga kerja yang terlibat, jenis dukungan teknis, dan aspek lainnya. Biasanya, organisasi akan mengeluarkan permintaan proposal resmi (RFP) yang menjelaskan kebutuhan secara rinci.

Keputusan pemilihan pemasok didasarkan pada biaya dan faktor lain, sehingga pemasok dengan harga terendah belum tentu terpilih.

Jenis-Jenis Pengadaan

Pengadaan dapat dibagi menjadi empat jenis utama dengan beberapa tumpang tindih, yaitu:

• Pengadaan langsung: Barang atau jasa yang langsung terlibat dalam proses produksi, seperti bahan baku dan komponen.
• Pengadaan tidak langsung: Barang dan jasa yang mendukung operasional bisnis tetapi tidak langsung dalam produksi, seperti peralatan kantor, furnitur, dan jasa pemasaran.
• Pengadaan barang: Semua barang fisik yang diperoleh, baik yang termasuk pengadaan langsung maupun tidak langsung.
• Pengadaan jasa: Jasa yang dibeli bisa langsung terkait produksi (misalnya tenaga kerja produksi) atau tidak langsung seperti jasa keamanan.

Catatan

Perusahaan biasanya memiliki anggaran dan prosedur berbeda untuk mengelola biaya langsung dan tidak langsung.

Perbedaan Pengadaan dan Pembelian

Meski keduanya berhubungan dengan perolehan barang dan jasa, pengadaan dan pembelian memiliki perbedaan mendasar.

Pembelian adalah proses transaksi yang fokus pada pemenuhan kebutuhan segera dengan harga terbaik. Sementara pengadaan adalah proses strategis yang mencakup berbagai tahap mulai dari perencanaan, evaluasi pemasok, hingga pemeliharaan hubungan jangka panjang.

Pengadaan lebih menekankan pada nilai jangka panjang dan kemitraan berkelanjutan dibanding sekadar transaksi sekali saja.

Pengelolaan Pengadaan

Biaya pengadaan biasanya tercatat dalam akuntansi perusahaan sebagai bagian dari pengeluaran untuk mencapai tujuan pendapatan. Perusahaan besar sering menunjuk manajer pengadaan atau spesialis untuk mengelola proses ini. Semakin besar perusahaan, semakin umum pula adanya Chief Procurement Officer (CPO) yang bertanggung jawab mengawasi standar pengadaan, berkoordinasi dengan bagian pembayaran, dan terlibat dalam pengambilan keputusan pengadaan yang kompleks.

Pengadaan Secara Umum

Pengadaan adalah keseluruhan proses mulai dari mencari hingga mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi, baik bisnis maupun pemerintahan.

Metode Pengadaan

Proses pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti mengundang banyak pemasok untuk bersaing atau hanya bekerja dengan pemasok tertentu secara eksklusif.

Pengadaan Publik

Pengadaan publik adalah istilah untuk pengadaan yang dilakukan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam membeli barang dan jasa dari sektor swasta.

Ringkasan

Pengadaan adalah proses strategis yang esensial dalam memperoleh barang dan jasa untuk mendukung keberhasilan bisnis atau lembaga. Pelaksanaan pengadaan yang tepat dapat menjadi penentu antara profitabilitas dan kerugian, serta antara anggaran yang terkendali dan membengkak.

Temukan topik menarik dan konten analitis di kategori Rantai Pasokan pada tanggal 07-04-2024. Artikel berjudul "Memahami Proses Pengadaan: Strategi, Jenis, dan Perbedaan dengan Pembelian" memberikan wawasan baru dan panduan praktis di bidang Rantai Pasokan. Setiap topik dianalisis secara teliti untuk memberikan informasi yang berguna bagi pembaca.

Topik " Memahami Proses Pengadaan: Strategi, Jenis, dan Perbedaan dengan Pembelian " membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas dalam kategori Rantai Pasokan. Semua topik di situs kami unik dan menawarkan konten berharga bagi audiens.