Rahasia Sistem GTD yang Teruji Waktu untuk Produktivitas Maksimal
Temukan cara efektif mengelola tugas dan kehidupan dengan sistem GTD yang sudah teruji bertahun-tahun, lengkap dengan tips praktis dan struktur yang mudah diterapkan.
Pembaca kami, Oleg Bondarenko, membagikan sistem GTD (Getting Things Done) yang telah ia gunakan selama bertahun-tahun untuk mengatur pekerjaan dan kehidupan secara menyeluruh. Meski banyak yang tahu tentang GTD dan teknik serupa, jarang yang mampu konsisten menggunakannya dalam jangka panjang. Kisah sukses ini pasti akan menginspirasi Anda.
Berikut adalah implementasi pribadi GTD yang telah teruji waktu, disajikan secara ringkas. Semoga bermanfaat untuk Anda.
Untuk mengelola tugas, ide, dan pikiran yang masuk, saya membaginya menjadi beberapa kategori:
- Jika tugas dapat langsung didelegasikan, saya segera serahkan kepada orang lain dan menambahkan pengingat untuk mengecek pelaksanaannya.
- Jika tugas bisa diselesaikan dalam 5–15 menit, saya langsung kerjakan tanpa menunda.
- Untuk tugas yang membutuhkan waktu lebih lama atau tidak bisa diselesaikan saat itu juga, termasuk pengingat seperti "Cek status proyek XXX", saya masukkan ke daftar tugas di ponsel atau Google Tasks agar selalu tersinkronisasi.
- Ide menarik dan berpotensi saya kumpulkan di Evernote, lalu saya tinjau dan sortir sekitar seminggu sekali. Beberapa di antaranya berkembang menjadi tugas nyata.
Detail lebih lanjut tentang kategori ketiga.
Untuk menjaga daftar tugas efektif, dibutuhkan formalitas yang ketat dan minim biaya pengelolaan serta pengambilan data. Cara saya adalah sebagai berikut.
Setiap tugas memiliki penamaan terstruktur dengan format: Proyek | Subjek | Aksi
Proyek adalah kelompok besar tugas — misalnya kode singkat seperti RUMAH, KANTOR, KLIEN1. Biasanya tiap proyek terdiri dari 1–10 tugas. Jika jumlah tugas melebihi itu secara konsisten, saya pecah menjadi proyek baru. Dengan cara ini, pengelompokan tugas tetap satu tingkat dan lebih mudah dipahami daripada struktur bertingkat yang rumit dan melelahkan.
Cara mencari tugas berdasarkan proyek cukup dengan fungsi pencarian atau sortir sederhana — metode favorit saya.
Subjek adalah objek atau orang yang menjadi target aksi. Ini bagian yang sederhana dan jelas.
Aksi adalah tindakan spesifik yang perlu dilakukan terhadap subjek tersebut.
Poin penting lainnya: setiap tugas harus memiliki tanggal jatuh tempo. Bila Anda belum yakin dengan tanggalnya, tetapkan tanggal hari ini. Jika tidak ada tindakan lebih lanjut, tugas akan muncul sebagai terlewat esok hari, sehingga Anda terdorong untuk mengambil keputusan, misalnya memindahkannya ke catatan kehidupan biasa.
Jika suatu proyek memiliki daftar tugas yang belum jelas urutan atau tenggatnya, saya buat satu tugas umum bernama "Proyek Tugas" dan mencantumkan daftar tugasnya di komentar. Seiring waktu, situasi menjadi lebih jelas, beberapa tugas dihapus, beberapa diselesaikan, dan beberapa berkembang menjadi tugas terpisah. Saya juga menentukan kapan harus meninjau ulang tugas ini untuk memastikan progresnya.
Terakhir, dalam praktik saya, sekitar 50% tugas tidak selesai tepat waktu atau bahkan tidak bisa diselesaikan karena berbagai alasan di luar kendali saya. Tugas seperti "Cek status proyek" biasanya bersifat berkelanjutan dan memerlukan perhatian berkala. Tugas-tugas ini seringkali harus dijadwal ulang ke tanggal lebih jauh, dan itu normal. Keunggulan organizer digital adalah kemudahan dalam mengubah tanggal jatuh tempo secara manual, yang juga sering memicu ide dan refleksi penting.
Jelajahi artikel bermanfaat di kategori Karier & Pendidikan: Rahasia Produktivitas pada tanggal 01-10-2013. Artikel berjudul "Rahasia Sistem GTD yang Teruji Waktu untuk Produktivitas Maksimal" menawarkan analisis mendalam dan saran praktis di bidang Karier & Pendidikan: Rahasia Produktivitas. Setiap artikel dibuat dengan cermat oleh para ahli untuk memberikan nilai maksimal bagi pembaca.
Artikel " Rahasia Sistem GTD yang Teruji Waktu untuk Produktivitas Maksimal " memperluas pengetahuan Anda dalam kategori Karier & Pendidikan: Rahasia Produktivitas, menjaga Anda tetap terinformasi tentang perkembangan terbaru, dan membantu membuat keputusan yang tepat. Setiap artikel berbasis konten unik, menjamin orisinalitas dan kualitas.