Rahasia Mengelola Gmail dengan Efektif dari Mantan Pegawai Google

Apakah Anda sering merasa kewalahan dengan ratusan email masuk setiap hari yang mengganggu fokus kerja Anda? Jangan khawatir, artikel ini hadir untuk membantu Anda menguasai Gmail tanpa stres. Rodolphe Dutel, mantan pegawai Google, berbagi kiat-kiat jitu dalam mengelola Gmail secara efisien dan tanpa pusing.

Pada tahun 2011, Rodolphe bergabung dengan Google. "Hari pertama saya di kantor Google terasa seperti saat Harry Potter tiba di Hogwarts: penuh kegembiraan sekaligus kebingungan, seperti anak sekolah yang gugup menghadiri kencan pertama," kenangnya. "Saya sangat antusias menerima tugas apapun dan belajar hal baru setiap harinya."

Selama dua tahun berikutnya, Rodolphe fokus melatih karyawan Google dalam menggunakan Gmail dan mengelola penjualan korporat layanan ini.

Meskipun kini sudah berkarier di perusahaan Buffer dan menjadi pendiri Remotive—newsletter mingguan untuk pekerja remote—beberapa trik yang diajarkan Rodolphe tetap ia gunakan hingga sekarang.

7 Tips Jitu Mengendalikan Email di Gmail Agar Kerja Lebih Produktif

Membuka folder "Inbox" di pagi hari terkadang seperti menghadapi lautan email yang tak berujung. Rasanya mustahil untuk menyelesaikan semuanya.

Di era digital seperti sekarang, hampir semua orang menggunakan email, kecuali di daerah terpencil yang belum terjangkau listrik dan sinyal. Studi dari Global McKinsey Institute menunjukkan bahwa kita menghabiskan sekitar sepertiga waktu kerja hanya untuk membalas email.

Rata-rata pekerja profesional menghabiskan hingga 28% waktunya hanya untuk mengelola email, sekitar 13 jam per minggu.

Tentu saja, kita semua ingin menggunakan waktu kerja untuk hal yang lebih bermanfaat. Untuk itu, Rodolphe telah menguji berbagai fitur dan aplikasi Gmail, dan memilih tujuh yang paling membantu dalam keseharian kerja.

1. Manfaatkan Tombol "Batalkan Kirim" untuk Hindari Kesalahan

Pernahkah Anda mengirim email lalu menyadari ada typo atau kesalahan di dalamnya? Kini Anda bisa menarik kembali email tersebut dalam beberapa detik setelah terkirim.

Aktifkan fitur ini melalui menu: "Settings" → "General" → centang "Undo Send". Pilih durasi penundaan antara 10, 20, atau 30 detik sesuai kebutuhan Anda.

Fitur ini sangat berguna untuk menghindari stres akibat kesalahan pengiriman.

2. Gunakan Template Email untuk Menghemat Waktu

Banyak email yang kita kirim berisi pesan yang mirip satu sama lain. Daripada mengetik ulang, Anda bisa membuat template yang siap pakai dan hanya mengganti beberapa bagian sesuai kebutuhan.

Aktifkan fitur "Templates" di tab "Advanced" pada pengaturan Gmail, lalu buat beberapa template yang sering Anda gunakan. Ini sangat efisien terutama untuk tim sales atau customer service.

3. Aktifkan Mode Offline untuk Tetap Produktif Tanpa Internet

Dengan fitur offline Gmail, Anda bisa membaca, membalas, mencari, dan mengarsipkan email tanpa koneksi internet. Sangat membantu saat Anda sedang bepergian atau berada di lokasi dengan sinyal terbatas.

Aktifkan melalui pengaturan dan nikmati kebebasan bekerja kapan saja tanpa khawatir koneksi.

4. Pause Inbox untuk Fokus Tanpa Gangguan

Ketika email masuk bertubi-tubi, sulit untuk fokus pada pekerjaan penting. Gunakan fitur "Inbox Pause" untuk menghentikan sementara aliran email masuk dan kembali membacanya saat waktu Anda lebih longgar.

Dengan cara ini, Anda bisa mengendalikan waktu membaca email dan menjaga konsentrasi pada tugas utama.

5. Berhenti Berlangganan Email yang Tidak Penting

Banyaknya newsletter dan promosi yang tidak relevan bisa memenuhi inbox Anda. Gunakan layanan seperti Unroll.me untuk mengelola dan berhenti berlangganan dengan cepat dan mudah.

Ini akan membantu Anda menjaga inbox tetap bersih dan fokus pada email yang benar-benar penting.

6. Aktifkan Autentikasi Dua Langkah untuk Keamanan Maksimal

Gmail menyimpan banyak informasi penting, sehingga keamanan akun sangat krusial. Dengan autentikasi dua langkah, Anda tidak hanya memasukkan password, tetapi juga kode unik yang dikirim ke ponsel saat login.

Fitur ini mencegah akses tidak sah meskipun password Anda bocor. Rodolphe juga merekomendasikan penggunaan aplikasi pengelola password seperti 1Password untuk keamanan ekstra.

7. Gunakan Notifikasi yang Lebih Informatif dengan Sidekick

Sidekick adalah aplikasi tambahan yang memberikan informasi status email Anda, seperti apakah email sudah terkirim, dibuka, atau dibaca. Fitur ini sangat berguna bagi pencari kerja atau pebisnis yang ingin melacak komunikasi penting.

Dengan notifikasi yang lebih lengkap, Anda bisa mengatur tindak lanjut dengan lebih tepat dan efisien.

Dengan menerapkan tips dari Rodolphe, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan Gmail untuk meningkatkan produktivitas dan menjaga keamanan data. Selamat mencoba!

Apa trik Gmail favorit Anda? Bagikan pengalaman Anda di kolom komentar!

Jelajahi artikel bermanfaat di kategori Kategori Terpopuler pada tanggal 10-04-2022. Artikel berjudul "Rahasia Mengelola Gmail dengan Efektif dari Mantan Pegawai Google" menawarkan analisis mendalam dan saran praktis di bidang Kategori Terpopuler. Setiap artikel dibuat dengan cermat oleh para ahli untuk memberikan nilai maksimal bagi pembaca.

Artikel " Rahasia Mengelola Gmail dengan Efektif dari Mantan Pegawai Google " memperluas pengetahuan Anda dalam kategori Kategori Terpopuler, menjaga Anda tetap terinformasi tentang perkembangan terbaru, dan membantu membuat keputusan yang tepat. Setiap artikel berbasis konten unik, menjamin orisinalitas dan kualitas.